Buongiorno a tutti e tutte (e scusate per l'eventuale cross-posting),
vi scrivo per comunicarvi che, in seguito a un lavoro chiusosi con la riunione del direttivo dello scorso 24 febbraio, sono state apportate alcune modifiche al regolamento microgrant e al regolamento rimborsi spese. Si tratta principalmente di modifiche rivolte a eliminare le ambiguità interpretative e a esplicitare alcune pratiche che già di prassi adottiamo.
Innanzitutto, è stato introdotto un nuovo modello per la presentazione delle richieste dei rimborsi spese da parte di soci e volontari, scaricabile dalla wikina in formato ods: https://wiki.wikimedia.it/wiki/File:Modulo_richiesta_rimborsi.ods Questo modulo è molto simile al precedente, ma presenta una colonna in più nella quale, tramite scelta a tendina, è possibile indicare il fondo a cui imputare la spesa. Su questo, per qualsiasi dubbio potete contattare Chiara, referente per l'amministrazione: chiara.verrone@wikimedia.it
Venendo invece ai regolamenti, per quanto riguarda quello relativo ai rimborsi spese (che si applica a tutte le casistiche, quindi anche microgrant e fondo coordinatori), oltre ad essere stato innalzato il tetto massimo di rimborso per i pernottamenti da 70 a 100 euro a notte, sono state esplicitate le tempistiche: i rimborsi vengono eseguiti ogni 10, 20 e 30 del mese (o successivo giorno lavorativo utile) per tutte le richieste inviate entro 5 giorni prima di queste scadenze. Il regolamento completo si trova qui: https://wiki.wikimedia.it/wiki/Regolamento_rimborsi_spese
Per quanto riguarda invece il regolamento microgrant, al quale si applica quanto scritto sopra, le modifiche sono un po' più diffuse. Riporto le principali:
* le attrezzature permanenti (stampanti, scanner, proiettori, macchine fotografiche, eccetera) possono essere acquistate esclusivamente da soci di Wikimedia Italia previa verifica da parte dell'associazione. Resta inteso che le attrezzature così acquistate restano di proprietà di Wikimedia Italia e dovranno essere restituite in caso di decadenza, recesso o esclusione del socio che le ha in custodia. * il microgrant può contenere richiesta di supporto non finanziario da parte dell'Associazione in termini di attività svolte dallo staff. In questo caso verrà applicato un percorso di verifica che coinvolge il Direttore dello staff, tranne per casi di ordinario supporto sempre ammissibili (organizzazione di spedizioni, il cui costo è da conteggiare comunque nel microgrant, comunicazione dell'evento all'interno del piano di comunicazione dell'associazione, predisposizione di sale BBB dedicate all'evento). * Se la richiesta di microgrant presenta una di queste peculiarità: impegno dello staff in attività non ordinarie, spese per eventi al di fuori del territorio italiano, acquisto di attrezzatura permanente, il microgrant deve passare in valutazione a Tesoriere e Direttore Esecutivo per verifiche e chiarimenti prima di giungere alla Commissione microgrant.
Il regolamento completo si trova qui: https://wiki.wikimedia.it/wiki/Regolamento_microgrant
Colgo l'occasione, infine, per ricordare che se si opta per il pagamento diretto di beni o servizi da parte di Wikimedia Italia, le relative fatture devono essere intestate all'associazione. Viceversa, se il pagamento viene effettuato dal socio/volontario che poi richiederà un rimborso, eventuali fatture devono essere intestate al socio/volontario stesso.
Per chiudere, vi ricordo alcuni contatti utili:
* Tesoreria: tesoreria@wikimedia.it * Referente amministrazione: Chiara Verrone, chiara.verrone@wikimedia.it * Referente microgrant: Dario Crespi, dario.crespi@wikimedia.it * Commissione microgrant: microgrant@wikimedia.it
Grazie per aver letto fino a qui e buona giornata.